ハラスメントの相談で難しいのは、相談を受けることそのものよりも、 受けたあとに何をしたのかを後から示せる形にしておくことです。 メールと表計算ソフトで進めていると、担当者が替わった時点で経緯が途切れ、 調査や監査で問われたときに辿れなくなります。 Seald Voice は、相談が届いてから措置を講じるまでのやり取りを、 ひとつづきの記録として積み上げていきます。
相談を受けるところ
窓口ごとに、推測できない長さのURLを発行します。相談する方はアカウントを作る必要がなく、 名前を伏せたまま出すこともできます。全従業員が相談できる状態になっていなければ 措置義務を果たしたことにならないので、ここは意図して軽くしてあります。 出し終わると受付番号とアクセスコードが表示され、その二つを使えば後から自分の相談に戻れます。 録音や画像、診断書といった添付も受け取れますが、 元のファイル名は伏せた形で保管します。
窓口は一つに限りません。社内のハラスメント、取引先やお客様からのもの、 就職活動中の方からの相談、そして人事を通さない独立した窓口を、別々に置けます。 掲示物とQRコードはその場で作れて、QRは当社のサーバで生成するため、 外部のQR作成サービスへ窓口のURLを渡すことはありません。 相談が何件届いても費用は変わりません。件数で課金すると、 記録を残さないほうが得になってしまい、この製品の目的と矛盾するからです。
聴いて、書き足していくところ
相談者とのやり取り、行為者とされた方や第三者へのヒアリング、担当者が残した作業メモは、 すべて書き足すだけで積み上がります。消したり書き換えたりする道がありません。 後になって「都合の悪い記録を消したのではないか」と問われたときに、 仕組みとしてそれができないと言えることに意味があります。 担当を引き継いでも履歴は切れず、前の担当者が書いたものはそのまま残ります。 本文もメモも添付も、契約者ごとに異なる鍵で暗号化して保管しているので、 データベースを直に覗いても中身は読めません。
判断と措置を残すところ
事実の認定と、講じた措置を記録します。判断をやり直したときも前の判定が残るため、 どう考えて、なぜ変えたのかという経緯まで辿れます。 調査や監査で求められたときには、窓口の一覧、配った方針、掲示の記録、研修の記録、 そして個々の対応履歴を、そのまま書き出せます。 誰がいつどの相談を見たのかも残るので、 関係のない人に読まれていないことまで示せます。
見せないという機能
契約と利用者を管理する役割には、相談の一覧も本文も表示しません。 中身を読むには対応担当という別の役割が必要で、 誰にその役割を与えたかも記録に残ります。 中小企業では総務の責任者が両方を兼ねることが普通なので、兼務そのものは止めていません。 そのうえで、自分が当事者として記録された相談だけは、その時点で見えなくなり、担当からも外れます。 人事の責任者が行為者である事案は現実に起こるからです。
